机械工程学院工作会议制度

为进一步规范和完善机械工程学院会议管理，根据《安徽信息工程学院会议管理办法》（修订版）（校办字〔2019〕17号）、《安徽信息工程学院各单位内部会议决策机制管理规范》（校办字〔2019〕37号）等文件精神，经学院党政联席会研究决定，特制定发布《机械工程学院工作会议制度》。

一、会议类型及安排

根据会议性质不同，学院工作会议分为：党政联席会、党总支会议、领导碰头会、院务会、院务工作例会、教职工大会、教学工作会议、科研工作会议、学生工作会议、党建工作会议、党支部会议、教研室工作会议、其它会议。

各类会议根据会议性质和具体情况，可以合并召开，分开记录。

（一）党政联席会

主要研究决策学院改革、发展、稳定以及党政管理等工作中重要或重大事项。会议一般每学期至少召开1~2次，遇有重要情况可临时召开。

参会人员：学院领导班子全体成员、院长助理、党务秘书、行政秘书、工会主席；根据会议议题需要，可请其他秘书、教研室主任、党支部书记等列席会议。

会议主持人：党总支书记或执行院长。

会议召集人：行政秘书。

会议记录人：行政秘书、党务秘书。

（二）党总支会议

主要研究决策贯彻执行学校党委决议决定、党建、干部队伍建设、宣传、舆论、意识形态、师生思想政治工作、工会、共青团、学生会、学生社团等方面重要工作，开展民主生活会等。会议一般每月召开1次，遇有重要情况可临时召开。

参会人员：学院党总支书记、副书记、委员、党务秘书，非中共党员院领导列席会议；根据会议议题需要，可请党支部书记、院长助理等列席会议。

会议主持人：党总支书记或其委托党总支副书记。

会议召集人、记录人：党务秘书。

（三）领导碰头会

在不需要或不便召开其它会议的情况下，领导之间进行情况通报与沟通、工作协调推进与落实，商议安排近期工作事项，处理临时性工作事项或突发性情况等。会议根据需要及时召开。

参会人员：学院领导班子全体成员；根据会议议题需要，可请院长助理、行政秘书等列席会议。

会议主持人：执行院长。

会议召集人、记录人：学院领导班子成员或院长助理。

（四）院务会

主要议事范围：学院决策类事务讨论，包括但不限于校级重大事项贯彻落实、重要人事变动、评先评优、单位预算、项目申报等及其它有必要讨论决策的事项。会议原则上每学期不少于6次。

参会人员：学院领导班子全体成员、院长助理；行政秘书列席会议；根据会议议题需要，可请相关办公室秘书等列席会议。

会议主持人：执行院长。

会议召集人、记录人：行政秘书。

（五）院务工作例会

主要研究处理学院日常工作事项，学院领导部署安排工作，通报相关工作情况，听取有关室（中心）负责人或有关工作负责人的工作汇报。会议原则上每周1次。

参会人员：学院领导班子全体成员、院长助理、各办公室秘书；根据会议议题需要，可请教研室主任、党支部书记列席会议。

会议主持人：执行院长。

会议召集人、记录人：行政秘书。

（六）教职工大会

主要事项：学校或学院重要会议、文件精神或重要决定传达，重要情况通报，学校或学院工作布置和动员，集中学习与培训等。会议原则上每月1~2次，遇有重要情况可临时召开。

参会人员：学院全体在职在岗教职工。

会议主持人：执行院长或其委托班子成员。

会议召集人、记录人：行政秘书。

（七）教学工作会议

主要研究讨论本科教学和教学研究、教学改革工作，部署、安排及处理日常教学工作事项，汇报、交流、沟通教学相关工作和信息，开展业务学习等。会议原则上每月不少于2次。

参会人员：学院分管教学工作院长及院长助理、教学秘书、各教研室主任（副主任）、教务员；根据会议议题需要，可请其他院领导、其他秘书、验室主任（副主任）等参会。

会议主持人：分管教学工作院长。

会议召集人、记录人：教学秘书。

（八）科研工作会议

主要研究讨论科研工作，部署、安排及处理日常科研工作事项，汇报、交流、沟通科研相关工作和信息，开展业务学习等。会议原则上每月不少于1次。

参会人员：学院分管科研工作院长、科研秘书、各教研室主任（副主任）、各科研平台负责人；根据会议议题需要，可请其他院领导、其他秘书等参会。

会议主持人：分管科研工作院长。

会议召集人、记录人：科研秘书。

（九）学生工作会议

主要研究讨论学生工作，部署、安排及处理日常学生工作事项，汇报、交流、沟通学生相关工作和信息，开展业务学习等。会议原则上每周1次。

参会人员：学院分管学生工作院长、学工秘书、全体辅导员；根据会议议题需要，可请其他院领导、其他秘书等参会。

会议主持人：分管学生工作院长。

会议召集人、记录人：学工秘书。

（十）党建工作会议

主要贯彻落实学校党委、学院党总支相关决议决定，研究和落实党建相关工作，开展政治学习。会议原则上每学期不少于2次。

参会人员：党总支书记、副书记、委员，党务秘书，各党支部书记、副书记；根据会议议题需要，可请其他有关同志列席会议。

会议主持人：党总支副书记。

会议召集人、记录人：党务秘书。

（十一）党支部会议

主要贯彻落实学校党委、学院党总支相关决议决定，研究和落实党建相关工作，开展政治学习、组织生活会等。会议原则上每月不少于1次。

参会人员：本支部委员会全体成员。根据会议议题需要，可请学院党总支副书记、党务秘书等参会。

会议主持人：党支部书记。

会议召集人、记录人：党支部书记或组织委员。

（十二）教研室工作会议

主要贯彻落实学校、学院行政相关决议决定，研究和落实教研室相关工作，开展业务学习和教研活动。会议原则上每周召开1次。

参会人员：本教研室全体成员。根据会议议题需要，可请学院分管院长、教学秘书、教务员等参会。

会议主持人、召集人：教研室主任（副主任）。

会议记录人：教研室主任（副主任）或其制定教师。

（十三）实验实践中心工作会议

主要贯彻落实学校、学院行政相关决议决定，研究和落实实验实践中心相关工作，开展业务学习和教研活动。会议原则上每周召开1次。

参会人员：分管实践教学院领导、实验实践中心全体成员。根据会议议题需要，可请其他院领导、教研室负责人、教学秘书、教务员等参会。

会议主持人：分管实践教学院领导。

会议召集人、记录人：实验实践中心副主任。

（十四）其它会议

包括学科专业建设、校企合作、实验室建设、实习工作、就业工作和教育教学、学术科研、党团工群等方面的专题或专门工作会、紧急工作会。根据工作需要不定期召开，会议安排一般由分管院长确定，其中，党支部党员大会、教学工作委员会会议等会议按相应章程或规定执行。

二、会前、会中与会后事项

（一）会前准备

1.确定会议议题与会议议程。会议议题一般由会议主持人和主要参会人员提出，由会议召集人负责收集及整理，报会议主持人审定。参会人员提出议题时应与主持人进行沟通

2.会议召集人应根据会议主持人意见，做好会议安排，拟定好会议议程，准备好相应的会议材料（包括纸质材料和电子文档），并将相关会议材料提前发给参会人员阅知。若会议召开时间和地点等发生变化，应及时通知参会人员。

3.参会人员根据会议议题及会议材料，准备适当的发言提纲或发言稿，对本人所提的议题应做好充分的发言准备。

4.会议召集人负责提前布置好会议场所，将所需设备提前布置、调试到位。

（二）会中要求

1.会议主持人在会议开始时向参会人员宣布会议议题、议程及要求。会议按拟定的议题和议程进行，实行民主集中制。

2.每个议题一般先由该议题提出人介绍或说明相关情况，然后参会人员针对该议题进行充分、民主、有益的讨论与协商，积极发言。参会人员应注意倾听和理解他人意见，发言应紧扣主题、实事求是、客观公正，力求简短、明确、有助于解决问题。

3.会议主持人应注意把握好会议进展，保证会议健康、有序地进行，在听取参会人员发言基础上，适时对讨论意见进行总结归纳，作出会议决定，并宣布散会。

4.必要时，会议主持人可决定采取投票方式对会议结论进行表决，作出会议决定（原则上按赞成人数超过到会人数的半数为通过）。

5.对于有较大意见分歧的议题，或暂不宜作出决定的议题，会议主持人应暂缓作出决定，待进一步调研、论证和充分协商后再次开会讨论决定，必要时应征求上级领导意见。

6.会议记录人应实时、准确地在专用的会议记录本上做好会议记录，对结论性发言应做重点记录。会议记录人员负责会议签到。

（三）会后事项

1.及时形成会议结果材料，做好材料存档和信息发布

（1）重要会议一般应形成正式的会议纪要，必要时应发布相关通知或制定发布相关文件（由会议主持人确定）。原则上，每次的党政联席会、院务会都应有会议纪要，重要的专题或专门会议一般也应形成会议纪要，其它会议是否形成会议纪要由会议主持人根据会议具体情况确定。

（2）会议纪要由会议记录人根据会议记录真实、完整地整理形成（在会议结束后两日内完成），经该会议主持人审定后签字，由记录人及时以邮件等形式送达学院领导和相关人员，党政联席会、院务会和重要专题或专门会议等根据规定或需要抄送学校相关领导。

（3）根据会议精神或决定需要发布的相关通知，由会议记录人在会议结束后在两日内起草形成，经该会议主持人审定后以适当形式发布。

（4）根据会议精神或决定需要制定发布的相关文件，由分管院长或相关工作责任人及时起草形成，按一定程序审定后以适当形式发布。

（5）所有会议形成的纪要、通知或文件等会议结果材料均应按规范存档，会议记录人须妥善保存会议记录本并按期存档，同时参会人员也应注意保存好本人会议记录。

2. 分工负责，全面落实会议决定

（1）各类会议决定的落实实行分工负责、分层管理，各分管院领导、室（中心）负责人、支部书记和工作责任人须担负起管理责任和具体工作责任，及时、深入、有效地推进工作的全面落实。

（2）各会议决定在执行过程中，如出现较大困难或问题，或遇情况发生较大变化，确需对会议决定进行调整或变更的，由相关工作负责人或责任人向学院分管领导汇报，商定解决办法，包括提请再次开会复议（其中，学院党政主要负责人主持的会议由主要负责人确定）。但在未做出新的决定之前，任何人都不得改变原决定。

（3）会议决定的事项一般由会议召集人协助会议主持人进行督办、协调，并及时将执行中相关情况向学院分管领导报告，重要情况须向学院党政主要负责人汇报。

（4）会议召集人负责将会议决定及有关情况及时向缺会人员通报。

（5）参会人员要带头维护和严格执行会议决定，不得因个人有不同意见而出现抵触言行。

三、会议相关要求

（一）参会人员不得无故迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能按时到会，应提前以书面形式向会议主持人请假，会议记录人登记存档，紧急情况可以事先口头请假，事后补办请假手续。

（二）参会人员应集中精力参会，不做会议无关事情，会议期间应将通讯工具调至振动或静音状态，认真做好会议记录。

（三）参会人员须遵守会议保密原则，对于会议过程、发言及结果等，未经会议主持人批准或正式公布，不得向外透露。

四、本制度由学院相应办公室负责解释，自发布之日起执行。

机械工程学院

2022年12月15日