机械工程学院经费使用申请与财务报销

实施办法（试行）

为规范学院经费使用与财务报账管理，提高工作效率，根据《安徽信息工程学院财务报销细则》（校财字〔2021〕1号）、《安徽信息工程学院物资采购管理办法》（校产字〔2018〕6号）、《安徽信息工程学院低值易耗品（非资产类）管理办法》（校产字〔2021〕2号）、《安徽信息工程学院横向科研项目及经费管理办法（2022年修订版）》《安徽信息工程学院实践教学经费管理办法（试行）》（校教字〔2021〕17号）等文件精神，结合学院实际，经学院党政联席会研究决定，特制定发布本办法。

学院所有经费使用和财务报销均应遵循或符合学校相关文件的规定，按照“先申请、再使用、后报销”的原则进行，本办法为学校相关制度之细化和明确。

一、学院经费类别及使用范围

（一）部门经费

按照学校年度预算科目，主要分为：办公费、加班就餐费、业务招待费、会务费、差旅费、市内交通费、部门活动费等类别。其中，办公费主要用于购买日常办公用品、耗材、物资，支付公共办公设备设施维护维修、邮寄快递等费用。

部门经费由学院根据学校年度预算及相关规定统筹安排使用。

（二）专项经费

按学校预算管理归属分为学校专项经费与学院专项经费。

1.学校专项经费：主要有学科竞赛经费、质量工程经费、课程建设经费、大创项目经费、教学材料印制经费；实验室建设经费，办公环境建设经费；教科研平台经费；人员培训经费；工会经费；学生日常活动经费、社团活动经费等。

2.学院专项经费：主要有实验教学经费（含实验实训低值易耗品经费、维修费等科目）、实习经费、毕业设计经费、教研室经费等。

（三）科研项目经费

主要有横向项目（课题）、纵向项目（课题）和人才资助项目（课题）等经费。

二、经费使用申请流程

（一）部门经费

1.办公费：由学院行政秘书根据学院工作实际需要提出，报执行院长审批。

2.加班就餐费：按《机械工程学院加班就餐券使用管理办法》办理。

3.业务招待费：按业务范围，由分管院长（或行政秘书）根据工作实际需要提出或预审，报执行院长审批。超过招待标准的按学校规定再报学校审批。

4.会务费、差旅费、市内交通费、部门活动费等经费：由经费使用人或部门、项目（活动）负责人根据工作安排或实际需要提出，报分管院长审批^（#）。

（二）专项经费

1.学校专项经费：由项目负责人或使用人提出，报分管院长审批^（#）。

2.学院专项经费：由分管院长在上年底或当年初提出全年度工作及经费使用规划（每季度或每半年可适当调整），报院务会审定。需使用经费时，由项目负责人或使用人提出，报分管院长审批^（#）。

（三）科研项目经费

按照学校相关管理文件规定执行。

（四）相关规定

1. 若经费使用人或部门、项目（活动）负责人因特殊情况而不能事先申请，应事先通过电话或短信方式向分管院长请示，报分管院长审批^（#），事后及时补办申请（附上请示短信截图或请示电话说明）。

2. 上述审批流程中，凡涉及报分管院长审批^（#）之处，若单人/单项/单次超过2000元或特殊事项的开支，分管院长应请示执行院长后确定。

3. 凡学院统一安排的工作事项或集体活动，由项目（活动）负责人提出工作计划（方案）及/或经费申请，经分管院长审核签字后，报执行院长审批。

4. 凡涉及固定资产和低值易耗品采购的，采购申请程序按学校采购管理办法执行。其中，横向科研项目经费使用：应事先向分管院长报备；纵向科研项目和人才资助项目经费使用：由项目负责人提出，经分管院长签字审核，报执行院长审批。

三、财务报账流程

1. 经办人准备经费使用申请审批单、涉及物资采购的则包括物资采购申请审批单及验收清单（由验收人签字）、财务费用报销单等相关纸质材料；

2. 经办人将准备好的报账相关纸质材料报分管院长审核签字，再到学院办公室盖学院行政章；

3. 经办人将报账经分管院长审核签字后的报账相关材料上传OA系统，提请执行院长（对部门经费、学院专项经费）或经费管理归口部门负责人（对学校专项经费）审批；

4. 执行院长或经费管理归口部门负责人在OA系统中进行审批；

5. 学校财务处报账处理。

四、相关说明

1. 审批报销单中报销部门：部门经费、学院专项经费填报机械工程学院；学校专项经费、科研项目经费填报经费管理归口部门，如教务处、科技处等；科研项目经费填报经费归口部门和项目编号。

2. 涉及学院公共事项的对公账户报销，由学院办公室根据预算使用情况及学校管理文件规定统一处理。

3. 科研项目经费报账具体规定按照学校管理文件执行。

4. 未经签字审核的报销单据，学院不予盖章确认。

五、本办法由学院行政办公室负责解释，自2023年1月1日起执行。

机械工程学院

2022年12月15日